Gemeinde Münster vertraut der Bauhoflösung synTIME
Von Synergie Kommunal GmbH
Nach der erfolgreichen Umstellungen von der Kameralistik auf die Doppik, stehen die Leistungen des Bauhofs nun unter einem besonderen Augenmerk der Kommunen. Die Leistungen sollen, wie in den Mustern der GemHVO vorgesehen, unter dem Bereich der Leistungsverrechnungen in den Teilhaushalten abgebildet werden. Um dies zu gewährleisten kommt der Leistungserfassung im Bauhof selbst eine besondere Rolle zu.
Die Mitarbeiter des Bauhofs Münster werden dabei durch die Softwarelösung synTIME – Bauhof unterstützt. Wichtige Gründe für die Kaufentscheidung waren eine leichte Bedienung, der modulare Aufbau, die bedarfsgerechte/schrittweise Einführung, ein durchgängiger Workflow (von A wie Angebot bis Z wie Zeiterfassung) und die vorhandenen Schnittstellen zum im Einsatz befindlichen Finanzwesen.
„Mit dem langjährigen Partner synergie kommunal GmbH haben wir einen verlässlichen und langjährigen Partner an unserer Seite, den wir sehr schätzen„, so Frau Danz aus der Finanzverwaltung der Gemeinde Münster.
Bei dem Projekt eine Softwarelösung für den Bereich Bauhof zu finden, ging es der Kommune um eine schrittweise und nachhaltige Einführung zur Schonung der vorhandenen Ressourcen und finanziellen Mitteln. Hierbei fand die Gemeinde mit synTIME – Bauhof und der Firma synergie kommunal GmbH die beste Lösung.
Das Projekt startete mit einer ersten Vorführung und einem intensiven Kick-OFF Gespräch. Während dieses Termins wurden die Bedürfnisse der Gemeinde Münster als auch des Bauhofs Münster aufgenommen. Mit diesen Punkten wurde ein Projektplan zur optimalen Einführung der Software definiert. Wichtig war dabei im Besonderen die Integration der Mitarbeitet, die im Anschluss mit der Software oder deren Daten arbeiten sollten. Da die Mitarbeiter im intensiven Tagesgeschäft tätig waren, wurde die Umsetzung auf mehrere Schritte aufgeteilt und somit optimal in Tagesgeschäft integriert. Bestehende Aufgaben wurden so zusehends mehr und mehr mit der Software synTIME abgewickelt.
„Die schrittweise Einführung und die intuitiv zu bedienende Software, waren ein Schlüssel für den Erfolg und die Akzeptanz des Projekt/der Softwarelösung bei den Mitarbeitern“, so Frau Danz.
Sowohl im Bauhof direkt, als auch im Anschluss in der Finanzverwaltung ging es um eine nachhaltige Schonung der vorhandenen Ressourcen und eine optimale Nutzung der verfügbaren der Zeit. Zeitfresser, wie aufwendige Doppelerfassungen sollten somit abgeschafft werden.
Im Bereich des Bauhofes gelang dies unteranderem durch die Erfassung der Auftragszeiten. Hier bietet die Softwarelösung synTIME mehrere Varianten an, zum Beispiel mit synTIME – Web oder die Erfassung via Handscanner. Die Gemeinde Münster entschied sich zum damaligen Zeitpunkt für die Lösung mit Hilfe der Handscanner. Aufträge, Geräte, Fahrzeuge, Personen und Zeiten werden über den entsprechenden Barcode ganz einfach und schnelle auf den Auftrag gebucht.
„Im Bereich der Finanzverwaltung hat sich die Arbeit, durch die verwendeten Schnittstellen deutlich vereinfacht. Ich bin dankbar für die Datenübernahme via Schnittstelle, da sich dadurch der manuelle Erfassungsaufwand deutlich reduziert hat. Der neue Weg ist eine immense Vereinfachung in meiner täglichen Arbeit“, so Frau Danz aus der Finanzverwaltung.