synCAPITOL Vertragsverwaltung bei der Stadt Kelkheim
mit synergie kommunal GmbH und Sommer Informatik GmbH
Die Stadt Kelkheim setzt im Bereich Ihrer Verträge, seit Anfang 2016 auf die Fachsoftware synCAPITOL – Vertragsverwaltung ein Teilmodul der synCAPITOL – Liegenschaftsverwaltung.
Ziel für die Stadt Kelkheim ist es, alle Arten von Verträgen, egal ob es sich um den Bereich der Einnahmen oder Ausgaben handelt, In einer Fachsoftware zu erfassen. Da im Bereich der Jahresabschlusserstellung immer neue Anforderungen durch die Prüfer gestellt wurden, hatte man sich nun entschieden, die Verträge in einer Datenbank zu erfassen und diese somit immer auf dem aktuellsten Stand zu halten. Hier greifen auch „die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“, da mit Hilfe dieses Tools schnelle Auskünfte an z.B. die Revision gegeben werden können. Die aufwendige Suche in Aktenschränken entfällt somit.
Die Stadt Kelkheim liegt am Taunus und der direkten Nähe zu Frankfurt mit ca. 28.300 Einwohner.
Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung der Software war selbstverständlich auch das Thema Arbeitserleichterung, Dokumentenerstellung und -archivierung. Hier bietet die Softwarelösung synCAPITOL – Vertragsverwaltung ebenfalls eine optimale Unterstützung. Für alle erdenklichen Vertragsarten werden in der Datenbank entsprechende Dokumentenvorlagen angelegt und an die Bedürfnisse des Kunden angepasst. Somit ist es im Anschluss, nach Erfassung der Vertragsdaten, einfach möglich, die notwendigen Dokumente per Mausklick zu erstellen. Alle erstellten Dokumente werden dabei automatisch in der Datenbank archiviert und mit einer Versionsnummer versehen. Änderungen werden somit dokumentiert. Eine Suche nach Dokumenten zu einem Auftrag ist somit ganz einfach möglich. Alle Dokumente können selbstverständlich per Mausklick erzeugt, gedruckt, per Mail versendet und gleichzeitig auch archiviert werden. Dies ist nicht nur in synCAPITOL – Vertragsverwaltung der Fall, sondern auch bei allen anderen Modulen der Liegenschaftsverwaltung.
„Der Nutzen für den Kunden ist dabei die deutliche Zeitersparnis. Man hat alle Daten und Dokumente zu einem Vertrag direkt im Zugriff und abrufbar. Der Gang in das Archiv entfällt immer mehr“, so Frau Passon aus der Finanzverwaltung der Stadt Kelkheim.
Über den Bereich der Dokumente hinaus bietet das Verfahren einen weiteren wichtigen Nutzen für den Kunden. Zusätzliche Erfassungen bzw. zeitaufwendige Doppelerfassungen gehören mit dieser Software der Vergangenheit an. Ermöglicht wird diese durch eine Vielzahl von integrierten Schnittstellen. Sicherlich auch zu Ihrem Finanzwesen.