Erfahrungsbericht des Amtes Plessa
Zur Einführung der Softwarelösung synTIME Bauhof und synTIME PZE
Nach einer überzeugenden Online-Präsentation am 12. März 2024 entschied sich das Amt Plessa für die Einführung der integrierten Softwarelösung synTIME Bauhof und synTIME PZE aus dem Hause synergie kommunal GmbH.
Ziel war es, die Tätigkeitsdokumentation im Bauhof nahtlos mit der Personalzeiterfassung zu verknüpfen – und das in einem durchgängigen, benutzerfreundlichen System.
Einheitliches System statt Insellösung
Von Beginn an setzte das Amt Plessa auf eine ganzheitliche Lösung:
Die Kombination aus synTIME Bauhof und synTIME PZE bildet heute das Rückgrat der digitalen Zeiterfassung im Bauhofbereich.
Ein zentrales Element ist dabei das Modul „Web-Tätigkeit“, dass die bisher handschriftlich geführten Tätigkeitszettel vollständig ersetzt.
Die Erfassung erfolgt nun online – direkt, einfach und transparent. Die Beschäftigten des Bauhofes erfassen täglich ihre durchgeführten Tätigkeiten digital. Somit gehören Fehlerquellen, aufgrund der detaillierten Ansicht der Bezeichnungen der Arbeitsarten und -orte, der Vergangenheit an.
Nach der Entscheidung für die Softwarelösung startete das Amt Plessa in enger Abstimmung mit synergie kommunal GmbH in die Projektumsetzung. Eine Vielzahl relevanter Stammdaten – darunter Personal-, Fahrzeug-, Geräte- und Auftragsdaten – wurde in strukturierter Form (Excel) bereitgestellt und in die Systemdatenbank übernommen. Dies ermöglichte einen reibungslosen Übergang in die nächsten Projektphasen.
Technische Umsetzung und Partnerschaft
Die Installation der Software erfolgte auf einem Server der Firma Treml & Sturm mit Sitz in Offenbach am Main – einem langjährigen Partner von synergie kommunal GmbH. Auch die Einrichtung und Bereitstellung des zugehörigen Webservers wurde durch Treml & Sturm übernommen, was für einen reibungslosen technischen Ablauf sorgte. Ein Serverstandort in Deutschland war dem Amt Plessa besonders wichtig.
Am 4. und 5. November 2024 fand die Anwenderschulung vor Ort in Plessa statt.
- Tag 1 widmete sich der Einführung in das Hauptsystem:
Stammdatenpflege, Auswertungen und Abrechnung. - Tag 2 stand ganz im Zeichen der Web-Tätigkeit und der praktischen Erfassung.
Beide Schulungstage wurden von den Teilnehmenden sehr positiv aufgenommen. Die Software wurde als intuitiv und logisch nachvollziehbar beschrieben, was sich direkt im Anschluss zeigte: Bereits am Folgetag begannen die Mitarbeitenden mit der Erfassung ihrer Tätigkeiten über das Web-Modul. Der offizielle Start wurde auf den 01. Januar 2025 festgelegt.
Maßgeschneiderte Lösung für spezielle Anforderungen
Eine besondere Anforderung stellten die regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten im Rahmen der sogenannten „Gemeindeordnung“ dar, die stets freitags anfallen. Um die Erfassung dieser Aufgaben zu vereinfachen, wurde gemeinsam mit synergie kommunal GmbH eine Importfunktion entwickelt.
„Dadurch entfällt die wiederkehrende manuelle Eingabe für unsere Kolleg*innen. Die Funktion ist einfach zu bedienen und hat die Akzeptanz der Web-Tätigkeit bei unseren Mitarbeitenden nochmals gesteigert“, so Frau Kusch vom Amt Plessa.
In einem weiteren Schritt wurde das Modul synTIME PZE eingeführt und die zuständigen Mitarbeitenden geschult.
Interne Workflows, wie beispielsweise Urlaubsanträge, werden heute digital über synTIME PZE abgebildet.
Weiterhin wird die Liste mit gehaltsrelevanten Daten monatlich ohne Schwierigkeiten ausgegeben. Hier werden durch die digitale Erfassung der Bauhofbeschäftigten automatisch die Überstunden, Sonderformen und Erschwernisse gebündelt.
Auswertungen sind mit wenigen Klicks erstellt. Aufgrund der Vielzahl dieser, kann jeder Bereich gefiltert und optimal dargestellt werden. Bei außergewöhnlichen Auswertungswünschen wird meist am selben Tag noch ein angepasster/passender Bericht zur Verfügung gestellt.
Die Entscheidung für synTIME Bauhof und synTIME PZE hat sich für das Amt Plessa in jeder Hinsicht ausgezahlt. Die intuitive Bedienung, die schnelle Implementierung, die Erleichterung der Erfassung der Tätigkeitsnachweise und der engagierte Support von synergie kommunal GmbH wurden besonders positiv hervorgehoben.
„Wir sind mit der Softwarelösung und den umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten sehr zufrieden. Dass wir zudem aktiv in die Entwicklung des Zusatzmoduls für die Gemeindeordnung eingebunden wurden, hat uns in unserer Entscheidung nochmals bestärkt“, so Frau Kusch abschließend.