Die Zukunft der Rechnung ist digital
Die E- Rechnung kommt !
Definition E-Rechnung
„[Die] elektronische Rechnung [ist] eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“
Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung 2020 umfasst nur noch digitale Rechnungen mit strukturierten Daten.
Das bedeutet im Umkehrschluss: Reine Bilddateien, reine PDF-Dateien ohne strukturierte Daten oder eingescannte Papierrechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen, da sie nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechen. Dennoch kann man diese Formate verwenden. Und zwar als Bestandteil sogenannter hybrider Formate. Hybride Formate sind dann erlaubt, wenn wenigstens ein Part der Rechnung den genannten Vorgaben entspricht.
Es bleibt festzuhalten: Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten oder aus strukturierten Daten mit Bilddateien bestehen, sind zukünftig erlaubt.
Die Digitalisierung des Rechnungseingangs ist bereits im vollen Gange, und Synergie Kommunal ist bereit, Sie auf diesem Weg zu begleiten. Die Einführung der E-Rechnung markiert einen entscheidenden Schritt in Richtung einer effizienteren und zukunftssicheren Verwaltung.
Ab dem 01.01.2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen und bereits seit dem 18.04.2020 für Kommunale Verwaltungen verpflichtend. Während für die Erstellung von E-Rechnungen noch Übergangsfristen bis zum 31.12.2027 gelten, ist es ratsam, bereits jetzt damit zu beginnen, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen und die Digitalisierung voranzutreiben.
Durch die Implementierung der E-Rechnung wird die Digitalisierung des Rechnungseingangs nicht nur zur Pflicht, sondern bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Automatisierung für mehr Effizienz
Die E-Rechnung ermöglicht es, relevante Buchungsdaten direkt aus dem elektronischen Datensatz auszulesen. Manuelles Abtippen und die Unsicherheiten, die durch die OCR-Erkennung (optische Zeichenerkennung) entstehen, gehören der Vergangenheit an. Mit der E-Rechnung sparen Unternehmen und Verwaltungen wertvolle Zeit und Ressourcen.
- Digitaler Freigabeprozess und Anordnungswesen
Die Einführung der E-Rechnung erfordert auch einen digitalen Rechnungsfreigabeworkflow. Da die Rechnung als rein elektronischer Datensatz vorliegt, ist ein gedruckter und händisch freigegebener Beleg nur bedingt möglich. Ein digitaler Workflow bringt neben der Automatisierung auch einen beschleunigten Freigabeprozess und höhere Transparenz mit sich. Unternehmen haben jederzeit alles im Blick und können den Freigabeprozess effizienter gestalten.
- Unterstützung durch bestehende Lösungen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland bringt zahlreiche Vorteile mit sich, insbesondere durch die Nutzung moderner Softwarelösungen. Solche Programme ermöglichen die effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen und optimieren den gesamten Freigabeprozess durch digitale Freigabe- und Workflow-Funktionen. Verwaltungen, die diese Lösungen einsetzen, sind bestens gerüstet für die Umstellung auf die E-Rechnung.
Ein Beispiel für eine solche Softwarelösung ist DATEVkommunal. Die DATEV eG bietet umfassende Lösungen zur Verarbeitung und Verwaltung von E-Rechnungen. Mit Funktionen wie der automatisierten Erfassung, Prüfung und Archivierung von E-Rechnungen sowie der nahtlosen Integration in bestehende Systeme stellt DATEV sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Synergie Kommunal arbeitet eng mit DATEV zusammen, um ihren Kunden die besten Lösungen für die Umstellung auf die E-Rechnung zu bieten. Durch diese Partnerschaft profitieren unsere Kunden von der Expertise und den leistungsfähigen Softwarelösungen von DATEV.
Gemeinsam bieten wir umfassenden Support und Schulungen, um den Übergang zur E-Rechnung reibungslos zu gestalten und die Effizienz der Rechnungsverarbeitung zu steigern.
Der richtige Zeitpunkt ist jetzt
Der beste Zeitpunkt, um den Rechnungseingang zu digitalisieren, ist jetzt. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Prozesse zu modernisieren und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren.
Besuchen Sie unsere Webseite unter: Synergie Kommunal – Das integrierte Rathaus (synergie-kommunal.de) für weitere Informationen und um zu erfahren, wie Sie den Übergang zur E-Rechnung erfolgreich meistern können.
Synergie Kommunal – Ihr Partner für eine effiziente und digitale Zukunft