Raumbelegungssoftware synCAPITOL in Hüttenberg
von Synergie Kommunal GmbH und Sommer Informatik GmbH
Die Gemeinde Hüttenberg setzt bei der Raumbelegung/-Vergabe seit 2014 auf die Fachsoftware synCAPITOL-Raumbelegung ein Teilmodul für Liegenschaftsverwaltung.
Ziel ist es dabei, alle zu vermietenden Gebäude,Räume,Hallen und weitere Objekte über eine einfache und intuitiv zu bedienende Software abzubilden. Da dies aber nur der erste Schritt im Bereich der Liegenschaften sein sollte, suchte die Gemeinde Hüttenberg nach einer ganzheitlichen Lösung und fand diese in synCAPITOL.
Die Gemeinde Hüttenberg liegt zwischen Wetzlar, Butzbach und Gießen südlich der Lahn. Somit ist sie Teil des Lahn-Dill-Kreises und besitzt ca. 10.500 Einwohner.
„Da die Gemeinde Hüttenberg viele Ihrer Sporthallen an Vereine vermietet und hier teilweise eine sehr umfangreiche und Satzungsstruktur aufwies, war es für die Gemeinde Hüttenberg enorm wichtig, eine Softwarelösung zu finden, die dies alles gewährleistet“ so Herr Gronych der Gemeinde Hüttenberg. Dies ist mit der Softwarelösung synCAPITOL gelungen.
Besonders hervorzuheben, da dies mit einer immensen Arbeitserleichterung verbunden ist, ist im täglichen Arbeitsprozess die Dokumentenerstellung. Egal ob Nutzungsvereinbarungen, Mietverträge, Rechnungen und vieles mehr, alle für die Gemeinde Hüttenberg relevanten Dokumente wurden als Dokumentenvorlagen im System abgelegt. Jedes Dokument kann nun nach Erfassung der entsprechenden Belegungsdaten per Mausklick erzeugt, gedruckt, per Mail versendet und gleichzeitig auch archiviert werden. Dies ist nicht nur in synCAPITOL-Raumbelegung der Fall, sondern auch bei allen anderen Modulen der Liegenschaftsverwaltung.
„Für uns bedeutet dies, zusammen mit der Schnittstelle zu unserem Finanzwesen der Firma CIP eine immense Arbeitserleichterung. Zeitintensive Doppelerfassungen gehören somit der Vergangenheit an“, so Herr Gronych von der Gemeinde Hüttenberg.
Alle, sich aus den Vermietungen ergebenden Buchungen, werden in synCAPITOL erfasst und im Anschluss via Schnittstelle an das eingesetzte Finanzwesen übertragen. Aufwendige Doppelerfassungen gehören somit der Vergangenheit an.
Somit schmiegt sich auch dieses Modul in das Beratungskonzept des „integrierten Rathaus“ ein, um Arbeitsabläufe zu optimieren, Fehler zu vermeiden und Arbeitserleichtung zu schaffen.
- Mietabrechnung
- Aufbau der Vertragsverwaltung
- Begehung
- Störmeldungen
- Energiemanagement (inkl. Zählerstände)
- Etc.
„Besonders toll ist es dabei auch, nach der Umsetzung nicht alleine gelassen zu werden, sondern von weiteren Zusatzangeboten profitieren zu können. Besonders hervorzuheben ist der kürzlich stattgefundene Anwendertag. Dies ermöglichte einen Austausch mit anderen Kommunen und somit einen Blick über den Tellerrand. Von den geknüpften Kontakten profitieren wir im täglichen Arbeitsablauf und können so auch auf den Erfahrungsschatz langjähriger Kunden zurückgreifen.“, so Frau Ehrenpfordt von der Gemeinde Hüttenberg.